Política de Protección de datos

OBJETIVOS Y FINALIDAD

TKARGA SAS garantiza y protege los datos personales así como cualquier otro tipo de información que se utilice o repose en sus archivos y bases de datos, privilegiando, de esta manera, el derecho constitucional que asiste a todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido o se llegue a recoger acerca de ellas en bases de datos o archivos, al igual que los demás derechos, libertades y garantías de que tratan los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Es compromiso de TKARGA SAS, en concordancia con el derecho a la información, prevenir cualquier vulneración de la intimidad de las personas, el ejercicio del habeas data y la protección de datos personales.
Las reglas adoptadas en esta política por TKARGA SAS se adecúan a los estándares internacionales en materia de protección de datos personales.

DESTINATARIOS

Esta política y directrices va dirigida a todos los titulares de información personal que sea utilizada, se llegue a utilizar o se encuentre en las bases de datos y archivos de TKARGA SAS, en ejecución de cualquier clase de actividad, incluyendo las comerciales, de servicio en la operación y laborales, quién aquí actúa como Encargada o responsable del Tratamiento de los datos personales, permitiendo, en todo caso, a su titular: conocerla, actualizarla y rectificarla.

MARCO LEGAL

✓ Constitución Política. Artículos 15 y 20
✓ Leyes. 1266 de 2008 y 1581 de 2012
✓ Decretos Reglamentarios.1337 de 2013
✓ Sentencias Corte Constitucional. C-1011 de 2008 y C-748 de 2011

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; puede ser información almacenada en encuestas, contratos, formularios de evaluación, folletos, cuadernos o actas de reuniones.
• Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométrico, fotos, videos o grabaciones en audio.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento, es decir, TKARGA SAS;
• El Registro Nacional de Bases de Datos: es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS

En la aplicación e interpretación de la Ley 1581 de 2012, se aplicarán los siguientes principios que constituyen la estructura filosófica, la guía, en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

1. 1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere esta política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;
   2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada por TKARGA SAS al Titular;
   3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados por Tkarga SAS sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
   4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento suministrada a TKARGA SAS debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
   5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse por TKARGA SAS el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
   6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en el título anterior. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
   7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o encargado del Tratamiento a que se refiere las definiciones, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
   8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.
   9. Principio de protección de datos sensibles: Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
      • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
      • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
      • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

OBLIGACIONES GENERALES

Las políticas y directrices que se establecen son de cabal y obligatorio cumplimiento no sólo para TKARGA SAS como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, sino de los terceros que en algún momento actúen en su nombre o que sin ostentar esta calidad lleguen a manejar datos personales por disposición suya, en calidad de encargados de estos; es así como para el caso de datos comerciales y financieros actúa como encargado del Tratamiento el personal administrativo (gerentes, directores, jefes, coordinadores, personal asignado a compras, negociación de proveedores y facturación); para el caso de los trabajadores actúa como encargado del Tratamiento la Dirección de Gestión Humana.
Tanto los responsables asignados como los encargados deben dar estricto cumplimiento a estas Políticas y directrices en ejercicio de sus obligaciones y aún después de finalizadas las relaciones contractuales de cualquier naturaleza.
Los Responsables del Tratamiento de los Datos cuentan con la estructura y logística administrativa apropiada y necesaria para garantizar la atención y solución de las consultas, requerimientos, quejas y reclamos que formulen los titulares de los datos personales relacionadas con la protección de la información y datos que reposan en archivos y bases de datos de TKARGA SAS Las unidades administrativas encargadas de recibir, procesar y canalizar las solicitudes que se formulen para facilitar el ejercicio libre de los derechos que tienen los Titulares de los datos, tales como: el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal, así como también el de revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de los mismos, son:

SERVICIO AL CLIENTE Y PROVEEDORES

Esta área de la empresa cuenta con un equipo idóneo de colaboradores que se encarga de recibir cualquier comunicación relacionada con consultas, quejas y reclamos; cuenta con la capacitación suficiente para atender a los Titulares de datos personales en el ejercicio de sus derechos de conformidad con las disposiciones indicadas.

ENTES DE CONTROL Y VIGILANCIA

Los entes de control de TKARGA SAS son los siguientes:

a. Control Interno Administrativo y Gestión humana.
b. Oficial de Cumplimiento de tratamiento de datos personales
c. Superintendencia Financiera
d. Superintendencia de Industria y Comercio
e. Ministerio de Trabajo.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de TKARGA SAS, tienen los derechos descritos a continuación, en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.
El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y serán ejercidos por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.

• El tratamiento de datos personales al interior de TKARGA SAS, sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento designados por TKARGA SAS Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. La información referida, deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior;
• Solicitar a TKARGA SAS prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley referente a los casos en los cuales no es necesaria la autorización.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

El Responsable del Tratamiento, fuera de las excepciones de que trata la ley, requiere de la autorización previa, expresa e informada del Titular en el momento de la recolección de sus datos e igualmente está obligado a informarle qué datos personales serán recolectados, así como las finalidades específicas del Tratamiento para las que se obtiene su consentimiento; los datos personales solicitados, serán los que se requieren para la finalidad para la que son recolectados y deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior por parte de su Titular.

ASUNTOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular de la información no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

a) Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a su disposición TKARGA SAS
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

OTORGAMIENTO Y PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

La autorización puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, la que puede constar en medio físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta o mediante un mecanismo técnico o tecnológico, idóneo, que permita manifestar su consentimiento vía electrónica que permita concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
TKARGA SAS, utilizará los medios con que cuenta en la actualidad, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos, que permitan demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales en cualquier momento pueden revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad es la información generada a través de medio físico o electrónico o en cualquier formato conocido o por conocer que es puesto a disposición del Titular para hacerle saber de la existencia de las políticas. De tratamiento de sus datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas de manera oportuna y las características del Tratamiento que se va a dar a los datos personales. El aviso deberá darse a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.
TKARGA SAS actuará como responsable del Tratamiento de sus datos personales, los que serán incluidos en una base de datos y serán utilizados de manera enunciativa para las siguientes finalidades relacionadas con el objeto de la compañía:

1. Obtener una comunicación eficiente relacionada con los servicios que ofrecemos y las demás actividades relacionadas con nuestras funciones y propósitos como organización dedicada a la prestación de servicios de Mantenimiento y alistamiento integral de carrocería, alianzas, convenios de cooperación, entidades que tengan una relación directa o indirecta y para facilitar el acceso general a la información.
2. Efectuar las gestiones pertinentes y necesarias para el adecuado desarrollo de las etapas precontractual, contractual y pos contractual, respecto de cualquier relación negocial con las personas vinculadas con la Organización.
3. Dar información acerca de nuevos servicios relacionados con los ofrecidos por la Organización.
4. Gestionar trámites relacionados con solicitudes, quejas y reclamos que sean presentados, así como efectuar encuestas de satisfacción respecto de la atención de estos.
5. Evaluar la calidad del servicio que ofrecemos.
6. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con los trabajadores contratistas, proveedores, clientes y entes de control.
7. Dar a conocer, transferir y/o transmitir mis datos personales dentro y fuera del país, así como a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera: Para todo lo anterior otorgo mi autorización expresa e inequívoca.
8. Crear bases de datos para los fines descritos en esta autorización.
9. Realizar análisis de riesgo.

Los datos tomados de los documentos facilitados por el Titular al personal de seguridad y los que sean obtenidos de las videograbaciones que se llevan a cabo dentro o fuera de las instalaciones de TKARGA SAS, se utilizarán, exclusivamente, para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones de la organización y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
Los Titulares de información pueden consultar Las Políticas y Directrices para el Tratamiento de Datos Personales de TKARGA SAS, en las que se indican y detallan las políticas para el tratamiento de la información capturada, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le facilitarán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, actualización, rectificación y supresión de los datos personales. El mencionado documento se encuentra disponible en la oficina de gestión humana.

CONTENIDO DEL AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

a. Nombre o razón social, identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del Tratamiento.
b. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
c. Los derechos que le asisten al Titular.
d. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de la información.

DEBERES DE TKARGA SAS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TKARGA SAS cuando actúe como responsable del Tratamiento de datos personales tendrá los siguientes deberes:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho del habeas data.
b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando en forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
k. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
n. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTOS

CONSULTAS

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos y archivos de TKARGA SAS, a través del correo electrónico dirgh@tkarga.com, línea telefónica 321 2042480 / 5 557500 Ext 1014 o mediante documento radicado en la oficina de Gestión Humana, en la sede administrativa, en la dirección Parque Industrial Del Norte, Vereda Canavita, Municipio de Tocancipá, Cundinamarca Bodega 38.

La solicitud para ejercer el derecho a la consulta, formulada por cualquiera de estos medios deberá contener la siguiente información mínima:

• Nombres, apellidos e identificación del Titular o su representante
• Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos)
• Información requerida y que se encuentre contenida en el registro individual o vinculada con la identificación el Titular.
• Documentos que soportan la solicitud.
• Firma de la solicitud por parte del titular del dato personal.

En cualquier caso, las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de registro o su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del mismo, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, remitiéndolo a través del correo electrónico dirgh@tkarga.com, o mediante documento radicado en la oficina de Gestión Humana, en la sede administrativa, en la dirección Parque Industrial Del Norte, Vereda Canavita, Municipio de Tocancipá, Cundinamarca Bodega 38.
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a TKARGA SAS con la siguiente información mínima:

• Nombres y apellidos e identificación del Titular o su representante
• Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos)
• Descripción precisa y concreta de los hechos que dan lugar al reclamo
• Documentos en los que soporte su solicitud

Si una vez radicado o recibido el reclamo resultare incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas que presenta. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quién reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quién corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
El término máximo para atender el reclamo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de su recibo a satisfacción. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado, antes de su vencimiento, los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

TKARGA SAS documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante TKARGA SAS como Responsable del Tratamiento.

RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

En cualquier momento el Titular o sus causahabientes podrán solicitar a través de los medios antes indicados, la rectificación, actualización o supresión de sus datos, previa acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión de datos sólo se podrán ejercer por:

a. El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
b. Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona diferente al titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar y en caso de no acreditar dicha calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.

• La solicitud debe contener, como mínimo, la siguiente información:
• Nombres, apellidos e identificación del Titular o su representante
• Datos de contacto (dirección física y/o electrónica, teléfonos)
• Documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
• Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular requiere hacer rectificaciones y actualizaciones indicando las correcciones que pretende realizar, aportando, para ello, la documentación que avale su petición.

SUPRESIÓN DE DATOS

El Titular de la información tiene derecho, en cualquier momento, a solicitar la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
o. Considere que los mismos no están siendo tratados de conformidad a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
p. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
q. Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de conformidad con lo solicitado por el titular en los archivos, registros, bases de datos o tratamientos efectuados por TKARGA SAS.

El derecho de supresión no es absoluto y el responsable de la información puede negar el ejercicio del mismo, cuando:

a. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La supresión o eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

BASE CENTRAL DE DATOS PERSONALES.

TKARGA SAS, como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad empresarial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información.
Para TKARGA SAS, tendrá un oficial de cumplimiento del tratamiento de datos personales, el registro central de bases de datos personales permitirá:
Inscribir toda base de datos personales contenida en los sistemas de información de TKARGA SAS a cada base se le asignará un número de registro. La inscripción de las bases de datos personales indicará:

• El tipo de dato personal que contiene;
• La finalidad y uso previsto de la base de datos;
• Identificación del área de TKARGA SAS que hace el tratamiento de la base de datos;
• Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos;
• Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal que contiene;
• Ubicación de la base de datos en los sistemas de información de TKARGA SAS ;
• El colectivo de personas o grupo de interés cuyos datos están contenidos en la base de datos;
• La condición de TKARGA SAS como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento de las bases de datos;
• Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe;
• Procedencia de los datos y procedimiento en la obtención del consentimiento;
• Funcionario de TKARGA SAS custodio de la base de datos;
• Los demás requisitos que sean aplicables conforme al reglamento de la ley que llegare a expedirse.

De manera trimestral se registrará, para efectos de cumplimiento y auditoria, los cambios surtidos en los base de datos personales en relación con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se dejará constancia por el custodio de la misma.
La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiados por TKARGA SAS serán documentados en este registro central.
El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de datos personales, indicando el origen de la misma.
La cancelación de la base de datos de datos personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por TKARGA SAS para hacer efectiva la cancelación.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Conforme lo estipulado por la ley 1266 de 2008, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, TKARGA SAS procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

TKARGA SAS adoptará medidas de seguridad legales, físicas, logísticas y administrativas para la protección de datos y las mismas serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de la política.

Es obligación de los destinatarios de esta política informar a TKARGA SAS cualquier indicio que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los datos personales confiados a ella, así como cualquier tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación.

En estos casos, TKARGA SAS comunicará a la autoridad de control tal situación para los fines pertinentes.

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de TKARGA SAS, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.

Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano.
Tratamiento de datos antes de la relación contractual y/o laboral: TKARGA SAS tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.

Tratamiento antes de la relación laboral:
TKARGA SAS informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

TKARGA SAS, una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares de los datos por escrito autoricen la destrucción de los mismos, cuando el titular del dato no sea seleccionado. La información obtenida por TKARGA SAS respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

–TKARGA SAS cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.

-Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en TKARGA SAS, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

-La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de TKARGA SAS y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

Tratamiento de datos durante la relación contractual:
–TKARGA SAS almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Gestión Humana y con la finalidad de administrar la relación contractual entre TKARGA SAS y el empleado.
-El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en TKARGA SAS.
– Se utilizarán los datos biométricos o registros de cámaras de vigilancia como registro de ingreso y salida de todo el personal.
-El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la Dirección Jurídica evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual:
-Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, TKARGA SAS procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.
–TKARGA SAS tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

Tratamiento de datos personales de Socios.
-Los datos e información personal de las personas físicas que llegaren a tener la condición de socio de TKARGA SAS, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene tal carácter por disposición legal.
-En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia.
–TKARGA SAS solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.

Tratamiento de datos personales de Proveedores.
TKARGA SAS solo recaudará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a TKARGA SAS por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona física consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta política y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga. En consecuencia:

TKARGA SAS recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por TKARGA SAS, tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, TKARGA SAS podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

Cuando TKARGA SAS entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta norma. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. TKARGA SAS verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

Tratamiento de datos personales en procesos de contratación.
Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con TKARGA SAS, accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de TKARGA SAS y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta norma, así como las medidas de seguridad que le indique TKARGA SAS según el tipo de dato de carácter personal tratado.
Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. TKARGA SAS verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

Tratamiento de datos personales de la comunidad en general.
La recolección de datos de personas físicas que TKARGA SAS trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia de responsabilidad social empresarial o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma. Para el efecto, previamente TKARGA SAS informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades.
En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la organización que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva la política aquí adoptada, además de prevenir posibles sanciones legales.

VIDEO VIGILANCIA
TKARGA SAS utiliza medios de video- vigilancia que se encuentran colocados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones. La información así recolectada se utiliza para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones y puede ser utilizada como prueba en cualquier clase de proceso.

PROHIBICIONES
En desarrollo de esta política de seguridad de la información personal de TKARGA SAS, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento:

• TKARGA SAS prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible (Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, fotos, videos o grabaciones en audio;) sin autorización del titular del dato personal y/o de TKARGA SAS.
• El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados de TKARGA SAS será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.
• TKARGA SAS prohíbe la toma de fotos o grabación de videos dentro de las instalaciones corporativas, a menos que sean para fines publicitarios, comerciales o para proyectos especiales, con la debida autorización de la Dirección administrativa. Y el personal que sea involucrado en estos procesos deberán autorizar por escrito las grabaciones ante el oficial de cumplimiento de Tkarga SAS, con el formato asignado para tal acción
• El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con TKARGA SAS será considerada como causa grave para dar terminación al contrato, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.
• En los contratos con los proveedores, donde el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a TKARGA SAS como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligente del proveedor.
• TKARGA SAS prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de TKARGA SAS La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de TKARGA SAS y contar con la autorización del custodio de la base de datos.
• TKARGA SAS prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible en forma de video o grabación de audio. Los datos sensibles que se identifiquen serán informados al titular de los mismos, con el fin de este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, TKARGA SAS procederá a eliminarlos de manera segura.
• TKARGA SAS prohíbe a los destinatarios de esta política cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular y/o de Tkarga Sas, según el caso.
• TKARGA SAS prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.

VIGENCIA
El presente instructivo rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos los reglamentos, instructivos anteriores que se hubieren podido adoptar por TKARGA SAS.